Фонд розвитку громад "СВІТАНОК"

Підготував: Віктор Притулко

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Звіт підготовано на замовлення Виконавчого комітету Червоноградської міської ради з метою модернізації цифрової інфраструктури та її підготовки до впровадження електронного документообігу у виконавчих органах Червоноградської міської ради.

Постановка проблеми. Цифрові технології в сучасному світі є вимогою століття. Використання цифрових технологій охоплює всі сфери життя, а також дозволяє використовувати нові можливості. Прогрес цифрових технологій на сьогоднішній день виводить сферу інтернет технологій на передову позицію за використанням інновацій. Діяльність цифрових технологій базується на дискретній системі, яка заснована на методах кодування та передачі інформації., що дозволяє проводити безліч різнопланових операцій за мінімальний проміжок часу. Феномен цифрових технологій полягає в тому, що це універсальні, швидкі та часто автоматизовані схеми роботи. Все ж таки основною функцією цифрових технологій поки що залишається обмін інформацією. Поширення цифрової інфраструктури такої як мобільні пристрої, бездротові мережі, персональні комп’ютери сприяє інтеграції їх також у економічне та суспільно-політичне життя усіх розвинених країн. Це сформувало нові стратегії розвитку міжнародної економіки. Україна намагається впровадити використання цифрових технологій у всі сфери діяльності.

АНАЛІЗ СТАНУ МЕРЕЖ, ОБЛАДНАННЯ ТА УСТАТКУВАННЯ

Даний аналіз проводився на основі даних інвентаризації мережевої інфраструктури, користувацького обладнання та якості інтернет-з'єднання на робочих місцях працівників виконавчих органів Червоноградської міської ради.

Проаналізовано 193 робочих місця працівників виконавчих органів Червоноградської міської ради.

Для нормального функціонування системи електронного документообігу та роботи у глобальному середовищі мережі Інтернет рекомендовано наступні мінімальні характеристики комп’ютерного обладнання на робочих місцях працівників (учасників СЕД):

процесор з тактовою частотою 2,0 ГГц, оперативна пам'ять 2 Гб, вбудовані відео- і звукова карта, жорсткий диск 200 Гб і екран з роздільною здатністю 1920х1080

Опираючись на рекомендовані мінімальні вимоги до обладнання на робочих місцях працівників (учасників СЕД) визначено, що 36 робочих місць потребують модернізації або заміни комп’ютерного обладнання (відзначено у таблиці даних інвентаризації, що додається до даного звіту)

АНАЛІЗ ЯКОСТІ ЗВ’ЯЗКУ НА РОБОЧИХ МІСЦЯХ ПРАЦІВНИКІВ

Мінімальні вимоги до якості з’єднання з глобальною мережею інтернет на робочих місцях працівників (учасників СЕД):

Пінгування – до 30 Млс, вихідний трафік (upload) – 20Мб/с, вхідний трафік (download) – 20 Мб/с

Опираючись на рекомендовані мінімальні вимоги до якості з’єднання з глобальною мережею інтернет на робочих місцях працівників (учасників СЕД) визначено, що 23 робочих місць потребують покращення мереж та якості надання доступу до всесвітньої мережі Інтернет (відзначено у таблиці даних інвентаризації, що додається до даного звіту)

АНАЛІЗ ЗАХИЩЕНОСТІ ДАНИХ ТА БЕЗПЕКИ ПЕРЕДАЧІ І ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ НА РОБОЧИХ МІСЦЯХ ПРАЦІВНИКІВ

Основні виклики сучасного технічного прогресу вимагають знання загроз в цифровому просторі, розуміння, яка інформація є головною метою хакерів та засвоєння основних рекомендації щодо захисту власних даних, а також безпечного користування гаджетами та інформаційними ресурсами.

Слід звернути увагу на збільшенням отримання фішингових листів в інформаційному просторі суспільства, що містять шкідливе програмне забезпечення урядова команда реагвання на комп’ютерні надзвичайні події України CERT-UA (спеціалізований структурний підрозділ Державного центру кіберзахисту Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України) пропонує основні правила кібергігієни:

Під час роботи з поштою потрібно перевіряти розширення вкладених файлів та не відкривати файли навіть з безпечними розширеннями.
Не переходити за невідомими посиланнями та не завантажуйте файли, що мають потенційно небезпечне розширення (наприклад: .exe,.bin,.ini,.dll,.com,.sys,.bat,.js тощо) та навіть безпечне (наприклад: .docx,.zip,.pdf), адже можуть використовуватися вразливості, макроси та інші небезпеки.
Проводити роз’яснювальну роботу з підлеглими, що мають доступ до мережі Інтернет та працюють з поштовими агентами.
Використовувати ліцензійні/легалізовані операційні системи, інші програмні продукти, своєчасно й систематично їх оновлюйте.
Користуватись антивірусним програмним забезпеченням з технологією евристичного аналізу.
Здійснювати регулярне резервне копіювання даних, зберігайте резервні копії на зовнішніх носіях інформації (SSD, HDD тощо) та налаштуйте функцію «відновлення системи».
Заборонити доступ до мережі Інтернет програмам, які потенційно можуть бути використані зловмисниками, якщо це не вплине на стабільність їх роботи. Дотримання всіх цих правил ускладнить процес використання гаджетів. Але не варто забувати, що профіт від дотримання кібергігієни з легкістю нівелює будь-який дискомфорт.

РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОСОБЛИВОСТЕЙ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

З метою ефективного та безперебійного управлінської діяльності у виконавчих органах Червоноградської міської ради необхідно забезпечити усі робочі місця обладнання, що відповідатиме хоча б мінімальним рекомендованим параметрам. Також обов’язковою умовою якісного функціонування системи електронного документообігу є стабільне та швидке з’єднання із глобальною мережею інтернет. Достатній рівень цифрової грамотності працівників (учасників системи електронного докуметообігу)

Для повноцінного впровадження електронного документообігу необхідні такі передумови:

- політична воля керівника, місцевої ради. Практика впровадження систем СЕД свідчить, що ці системи значно швидше впроваджуються у разі залучення перших осіб у процес. Наявні в Україні системи можуть бути успішно впроваджені за умови ефективних управлінсько-організаційних кроків в установі, де впроваджується система. Разом з тим наявність лише системи і саботаж або незацікавленість керівництва та персоналу дуже часто призводить до невдач впровадження електронного документообігу;

- належна СЕД. У той же час лише політична воля керівника органу чи установи, готовність персоналу до впровадження системи є недостатніми факторами за умови неналежної функціональності системи електронного документообігу;

- розвинена телекомунікаційна інфраструктура, серверне обладнання (або застосування «хмарних технологій»). Ці складові є основою впровадження не лише СЕД, а й інших інформаційно-комунікаційних систем;

- наявність дієвої ІТ-служби підтримки СЕД. Як правило придбані СЕД потребують щоденної підтримки, а пересічні користувачі – постійного консультування, надання методичної допомоги, тому наявність кваліфікованих ІТ-фахівців вирішує багато питань, у тому числі економить значні фінансові ресурси у разі замовлення цих послуг як аутсорсингу;

- належна нормативно-правова база. Будь які складові управлінської діяльності мають базуватися на нормативно-правовій основі, тому має бути регламентований порядок проходження та роботи з електронними документами разом з іншими питаннями застосування електронного документообігу;

- забезпечення електронними цифровими підписами усіх працівників. На сьогодні є можливість безкоштовно отримати електронні цифрові підписи в акредитованих центрах сертифікації ключів;

- наявність дорожньої карти впровадження електронного документообігу, яка включає логічно пов’язані між собою етапи впровадження. Значно спрощує запровадження електронного документообігу чіткий організаційний план, визначеність та диференціація етапів;

- потужне технічне оснащення діловодів, які забезпечують реєстрацію вхідних та вихідних документів. Це одні з найважливіших місць роботи з електронними документами, їх можна назвати місцями входу і оцифровування паперових документів та регулювання руху електронних документів. Швидкісні сканери дозволяють істотно полегшити реєстрацію документів у разі, якщо ці документи надійшли в установу не в електронному вигляді;

- наявність в усіх працівників достатньої комп’ютерної техніки. Питання забезпечення працівників комп’ютерною технікою має бути постійно на контролі, акценти, перш за все, мають бути поставлені на достатності, раціональності, оновленні;

- постійне навчання персоналу – це невід’ємна складова успішного впровадження електронного документообігу. У системі електронного документообігу працюють люди і вони мають бути навчені усім складовим системи. Рекомендується запровадити постійнодіючі семінари щодо роботи з електронним документообігом, розробити інструкції (як стислі – на одну сторінку, для зрозумілості використання у щоденній роботі, так і деталізовані), відеоінструкції, можливе створення окремого веб-ресурсу знань, на якому доцільно розміщувати різноманітну інструктивну та методичну інформацію, проводити тестування та інформування працівників про модернізацію та доповнення системи.